4 Herausforderungen eines virtuellen Teams und wie man sie löst

von
Thu Pham

Mehr denn je wurden die Begriffe "virtuell", "remote", "online" und "digital" in der letzten Zeit im Internet gesucht und haben so viel Aufmerksamkeit aus allen Ecken der Welt auf sich gezogen. Die Begriffe haben sich auch auf die Geschäftswelt übertragen, wo große und kleine Unternehmen, Organisationen sowie Institutionen ihre organisatorische Funktion geändert haben, um sich an die aktuelle Situation von COVID-19 anzupassen. Derzeit benutzen Unternehmen die meisten ihrer Programme online und auch ihre Projekte und Infrastrukturen laufen größtenteils digital ab.

 

Das bedeutet auch, dass Menschen von überall auf der Welt an einem Projekt aus der Ferne teilnehmen können, und dass unterschiedliche Ideen von überall auf der Welt kommen können. Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes ist kein Fremdwort, sondern hat sich in den letzten Monaten stark verbreitet.

 

Ein virtuelles Team hat seine Vor- und Nachteile. In diesem Blogartikel werden wir uns auf 4 Herausforderungen konzentrieren, die ein Remote-Team mit sich bringt und was Sie tun können, um es effizient zu managen. 

 

1.   Anders in ... allem

 

Jeden Tag hat jeder 24 Stunden, aber nicht jeder hat die gleiche 24-Stunden-Verteilung. Wenn Sie ein virtuelles Team leiten, ist es möglich, dass jeder ihrer Teammitglieder in einer anderen Zeitzone lebt. Das könnte bedeuten, dass jeder unterschiedliche Vorlieben hat, wenn es darum geht, Meetings und Check-Ins zu arrangieren, aber auch wenn es um die Art und Weise des Informationsaustauschs geht (z.B. über welche Kanäle). Manche Leute sind es vielleicht gewohnt, E-Mails zu verwenden, während andere Slack, Trello oder WhatsApp bevorzugen. Menschen aus verschiedenen Kulturen haben unterschiedliche Meinungen und können sich auf unterschiedliche Art und Weise ausdrücken, was für andere nicht "leicht verständlich" erscheinen könnte. Dies ist das häufigste Problem, mit dem Führungskräfte schon einmal konfrontiert worden sein könnte, doch die Lösung ist nicht schwer.

 

Konfliktmanagement ist eine der unvermeidlichen Fähigkeiten, die Ihr Team in der Zusammenarbeit haben muss. Wenn Sie bei wichtigen Angelegenheiten wissen, wie man damit professionell umgeht, wird dies weniger Schaden für andere verursachen. Lassen Sie nicht zu, dass abweichende Meinungen die Ergebnisse der Teamarbeit beeinträchtigen.

 

Schaffen Sie eine Struktur, die die Zusammenarbeit unterstützt: Das Team sollte sich auf einen Prozess zur Überprüfung, Analyse, Bewertung und Lösung von Teamthemen und Konflikten einigen. Unterstützen Sie bei Konflikten keine persönlichen Auseinandersetzungen, sondern unterstützen Sie die Teammitglieder dabei, auf eine Lösung hinzuarbeiten.

 

Es ist eine gute Praxis, feste Geschäftszeiten zu haben, zu denen Teammitglieder online sein müssen. Informieren Sie sich über die Zeitzone jedes Mitglieds in Ihrem Team und legen Sie dementsprechend eine Arbeitssitzung fest, oder erstellen Sie ein Doodle, damit Ihre Teammitglieder wählen können, wann sie Zeit für ein gemeinsames Treffen haben.

Die Führung eines virtuellen Teams erfordert einen starken Manager, der die Dinge zusammenhält und ein produktives Team schafft.

 

2.   Angenehme und doch ablenkende Arbeitsumgebung

 

Jeder liebt es, in einer entspannten Umgebung zu arbeiten (mit Musik, Vogelgezwitscher, im Park, am Strand). In Zeiten von COVID-19 ist unser Zuhause zu unserem Arbeitsort geworden. Es ist entspannend, es ist bequem, man erreicht alles, was man braucht, innerhalb kürzester Zeit. Wenn man eine Pause machen will, nimmt man sie sich. Aber es ist auch möglich, zu viel des Guten zu haben, während Sie remote arbeiten. Smartphones, Social-Media-Benachrichtigungen, E-Mails nebenbei, Hintergrundgeräusche - all das trägt zu einer ablenkenden Arbeitsumgebung bei.

 

Virtuelle Teams haben oft mit ablenkenden Umgebungen zu kämpfen. Ein Projekt ist fällig, und Ablenkung kann sich negativ auf die Leistung Ihrer Mitarbeiter auswirken. 

Um dieses Problem am besten in den Griff zu bekommen, sollten Sie die Teamregeln mit den anderen Mitgliedern Ihres Teams abstimmen. Brainstormen Sie gemeinsam in einer Besprechung die Teamregeln. Dabei sollten kleine Regeln enthalten sein, wie z. B.: Telefon während der Besprechung ausschalten, einen ruhigen Ort für die Besprechung finden, jeder sollte seine Berichte mindestens 3 Tage vor der Besprechung vorbereiten etc.

 

Sie werden auch Standards und Richtlinien für jeden Mitarbeiter festlegen wollen. Stellen Sie sicher, dass jede*r Ihren Standpunkt versteht und die Dinge so ernst nehmen muss, als würde er in einem Büro von Angesicht zu Angesicht arbeiten.

 

3.   Mangel an Struktur

 

two people drawing on whiteboard

Der Mangel an Struktur ist ein Hindernis, das sich negativ auf die Leistung des Teams auswirken kann. Wenn die Struktur des Teams nicht streng ist, wird es im Arbeitsprozess leicht chaotisch wirken. Werden Standards gemäß den verbindlichen Prinzipien des Teamarbeitsprozesses nicht eingehalten, kann sich ein Teammeeting leicht in eine schwierige Angelegenheit verwandeln. Außerdem wird eine lose Abstimmung unter den Teammitgliedern nicht dazu führen, dass die Arbeitsergebnisse der Gruppe einheitlich sind. 

 

Um den Erfolg Ihres Teams zu gewährleisten, ist die Bildung einer Struktur das A und O. Die Gestaltung der Arbeitsgruppe bedeutet, die gesamte Tätigkeit mit den wichtigsten Arbeitsschritten zu erfassen. Die Schritte zur Strukturierung der Teams sind wie folgt festgelegt:

 

1. Bestimmen Sie Ziele, Befugnisse des Teams und die mit der Gruppe verbrachte Zeit. Während sich das Team bildet, braucht es Ziele, um sich auf Bemühungen zu konzentrieren. Wie bereits erwähnt, sollten die Ziele spezifisch, realisierbar, praktisch und relevant für die Vision und die Werte der Organisation sein. Es sollte ein klares Zeitlimit für das Team geben, um einen vernünftigen Plan zu entwickeln, der die Erfüllung der Ziele und die Ergebnisse der festgelegten Arbeit sicherstellt.

2. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten. Dies ist der nächste Schritt, der unternommen werden muss, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied an der richtigen Position ist und dass Aufgaben zugewiesen und effektiv für ein gemeinsames Gruppenziel koordiniert werden. Das erforderliche Engagement der Mitglieder ist notwendig, um die Pflichten und Anforderungen der Compliance-Vorschriften im Arbeitsprozess zu erfüllen.

3. Definieren Sie die Bewertungskriterien der Arbeit in Bezug auf Kompetenz, Produktqualität und Arbeitseffizienz. Dies ist sehr wichtig, um die Gleichberechtigung der einzelnen Mitglieder zu gewährleisten. Gleichzeitig wirkt es ermutigend, motivierend und schafft ein gesundes Wettbewerbsumfeld für die Fähigkeit jedes Mitglieds, seinen Beitrag zu leisten.

4. Wählen Sie Mitglieder für das Team aus. Dies wird als der wichtigste Schritt bei der Gestaltung der Arbeitsgruppe angesehen. Der Erfolg oder Misserfolg der Gruppe liegt in dem Auswahlschritt, ob die Mitglieder mit der Mission der Gruppe übereinstimmen oder nicht.

 

Begrenzen Sie abhängig von den Zielen und Anforderungen der Gruppenarbeit die Anzahl der Gruppenmitglieder.

 

4.   Misstrauen

 

Wenn Sie alleine arbeiten, sind Sie es gewohnt, Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu erledigen, ohne von jemandem abhängig zu sein. Wenn Sie jedoch mit einem Team arbeiten, hängen die Effizienz und der Erfolg vom Vertrauen ab.

 

Manchmal machen Teammitglieder Fehler, wodurch es schwieriger wird, ihnen zukünftige Entscheidungen anzuvertrauen. Oder einige Personen werden als weniger leistungsfähig angesehen als andere, was dazu führen kann, dass sich Mitglieder zurückgesetzt fühlen.

 

Mangelndes Vertrauen kann die Team-Solidarität stören und "die Produktivität gefährden". Wenn sich Leute nicht verstehen, kann außerdem eine "toxische" Kultur entstehen, was die Motivation des gesamten Teams beeinträchtigen kann.

 

Eine vertrauensvolle Umgebung hilft Menschen, eine bessere Erfahrung zu machen, weil sie sich sicher und mit anderen verbunden fühlen. Wenn die Teammitglieder Vertrauen haben, fühlen sie sich bei der Arbeit wohler, sie müssen nicht schüchtern sein und sich nicht verstecken. Um das Vertrauen in einem Team zu stärken, ist es daher wichtig, dass die Führungskraft die Perspektiven aufgrund der verschiedenen Standpunkte der Mitglieder beobachtet. Bringen Sie kein großes Ego mit, das das Kollektiv unterdrückt; außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie die Aufgaben gleichmäßig an jedes Mitglied verteilen und dass das Aufgabenmanagement-Tool kohärent und klar gestaltet ist. Vor allem sollten Sie bei der Arbeit die Menschen dazu ermutigen, offen und ehrlich zu kommunizieren. Dies ist ein Weg, die Interaktion mit den Menschen zu erhöhen und alle Barrieren abzubauen.

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